О чём данный кейс?
Сеть ресторанов «Мияги Family» столкнулась с проблемой затяжного и непрозрачного процесса согласования договоров. Из-за ручного управления документами возникали задержки, ошибки и высокие временные затраты. Мы автоматизировали согласование договоров в Битрикс24, что ускорило процессы договорного документооборота, минимизировало риски и освободило более 200 часов в год для фокусировки команды на развитии бизнеса.
Кейс будет полезен тем компаниям, которые работают с большим количеством договоров и стремятся к системной автоматизации процессов без затрат на дорогостоящие ERP-решения.
О компании

«Мияги Family» — динамично развивающаяся сеть ресторанов, охватывающая несколько городов. Компания известна своим вниманием к качеству, скорости обслуживания и продуманной логистикой поставок. Команда из более чем 500 сотрудников ежедневно работает с десятками договоров: аренда, закупки, партнёрские соглашения.
https://miyagi.com.ru
С какой проблемой обратились?
- Длительное согласование документов
Каждый договор требовал согласования между несколькими отделами: юридическим, финансовым и операционным. Это занимало до 5 часов на каждый документ. Подобные задержки тормозили процессы, особенно в пиковые сезоны. - Потери из-за непродлённых договоров
По статистике, до 18% договоров в компаниях без системы контроля сроков не продлеваются вовремя. В «Мияги Family» это приводило к риску штрафов и перебоям в поставках. - Отсутствие прозрачности
Документы хранились в Excel, на email и на локальных дисках. Не было централизованной системы управления договорами, сотрудники тратили десятки минут на поиск нужной версии. - Ручная работа и перегрузка команды
Сотрудники тратили до 15 часов в месяц на механическую работу: ввод данных, напоминания, переписку.
Решение — автоматизация согласования договоров в Битрикс24
- Автоматические маршруты согласования
Каждый договор теперь проходит по заранее заданному маршруту: юрист → финансист → директор. Все этапы контролируются системой электронного согласования договоров, без ручных отправок и отслеживания. - Напоминания о сроках истечения договоров
Система автоматически уведомляет ответственных за 30, 14 и 3 дня до окончания срока действия контракта. Это снизило количество непродлённых документов до 2%. - Ролевой доступ и фильтрация
Каждый сотрудник видит только свои документы. Такая настройка прав доступа повысила безопасность и дисциплину в управлении контрактами. - Диаграмма Ганта для контроля жизненного цикла договора
Мы реализовали нестандартную визуализацию маршрута документов с помощью диаграммы Ганта. Это помогло руководству отслеживать жизненный цикл договоров по срокам и этапам. - Интеграция с ЭП и централизованный архив договоров
Финальное подписание реализовано через встроенную электронную подпись. Все договоры автоматически сохраняются в электронной базе и доступны для поиска и анализа.

На скриншоте: диаграмма Ганта с отображением всех актуальных договоров и их сроков в Битрикс24.

На скриншоте: Канбан-доска для отслеживания статуса и срока документов. Вся информация по договору в одном месте — карточка сделки Битрикс24
Результаты
Снижение времени на обработку договора:
С 5 до 1,5 часов — сокращение на 70%.
Прямая экономия:
При средней зарплате 80 000₽ и 200 договорах в год — экономия составила более 350 000₽ в год.
Снижение рисков:
Количество непродлённых договоров снизилось до 2%. Исключены срывы поставок и конфликтные ситуации с контрагентами.
Прозрачность договорного документооборота:
Руководство получило доступ к актуальному статусу каждого договора через интерфейс Битрикс24. Ушёл в прошлое ручной контроль сроков в Excel.
Фокус на развитии бизнеса:
15+ часов в месяц высвобождено у ключевых сотрудников. Команда смогла сосредоточиться на операционных улучшениях и взаимодействии с поставщиками.
Отзыв клиента
Раньше управление договорами отнимало у нашей команды огромное количество времени и сил. Благодаря решению на базе Битрикс24 процессы стали прозрачными и предсказуемыми: теперь мы точно знаем сроки, автоматически получаем напоминания и тратим в 3 раза меньше времени на согласования. Это не просто экономия ресурсов — это уверенность в том, что ни одна важная деталь не ускользнёт от внимания.
— Анастасия Сульдина, специалист СВК компании «Мияги Family»
Почему это решение нужно и вашему бизнесу?
Если в вашей компании более 50 договоров в год, и вы до сих пор согласовываете их вручную — вы теряете деньги, время и нервы. Решение на базе Битрикс24:
- Не требует сложной настройки или программирования
- Быстро адаптируется под любые типы договоров: аренда, поставки, аутсорс
- Подходит для компаний от 30 до 300 сотрудников
Вы сможете:
- Вести централизованный договорной учёт
- Получать напоминания о продлении
- Автоматизировать маршруты согласования
- Исключить человеческий фактор в документообороте
- Освободить команду от рутины и сфокусироваться на развитии
Получите бесплатную консультацию
Автоматизация договорной работы — это один из самых эффективных шагов в цифровой трансформации бизнеса. Оставьте заявку на сайте и узнайте, как мы можем решить ваши задачи с помощью Битрикс24.