ООО «Ту Би Софт»

Автоматизация согласования договоров в Битрикс24 сэкономили «Мияги Family» 200+ часов в год
Внедрение CRM

Кейсы

Автоматизация согласования договоров в Битрикс24 сэкономили «Мияги Family» 200+ часов в год

Офис Забота Тревел
Битрикс24
16 сентября 2025
Как «Забота Тревел» перешла на Битрикс24 без потерь клиентов и данных
Доставка стройматериалов
Битрикс24
22 мая 2025
ГРАНДСИТИ ускорили доставку, связали продажи и логистов в Битрикс24 и увеличили выручку на 40% всего за 3 месяца.
Автоматизация обработки заявок в Газовые технологии
Битрикс24
28 апреля 2025
Внедрение системы обработки заказов в Битрикс24 позволило сократить срок обработки заявок в 3 раза, снизить количество ошибок, разгрузить менеджеров, повысить прозрачность и управляемость процесса
Интерьер ресторана Мияги
Битрикс24
15 апреля 2025
Результат - снижение времени на обработку договора на 70%, прямая экономия >350 000 рублей в год, снижение рисков срыва поставок, прозрачность документооборота, фокус на развитие бизнеса!
Кейс внедрения Битрикс24 на Petek
Битрикс24
07 апреля 2025
Результат - автоматизация рутины, прозрачность процессов, оптимизация производства, улучшение контроля качества
Автоматизация согласования договоров в Битрикс24
15 апреля 2025

О чём данный кейс?

Сеть ресторанов «Мияги Family» столкнулась с проблемой затяжного и непрозрачного процесса согласования договоров. Из-за ручного управления документами возникали задержки, ошибки и высокие временные затраты. Мы автоматизировали согласование договоров в Битрикс24, что ускорило процессы договорного документооборота, минимизировало риски и освободило более 200 часов в год для фокусировки команды на развитии бизнеса.

Кейс будет полезен тем компаниям, которые работают с большим количеством договоров и стремятся к системной автоматизации процессов без затрат на дорогостоящие ERP-решения.

О компании

Логотип компании Мияги Family

«Мияги Family» — динамично развивающаяся сеть ресторанов, охватывающая несколько городов. Компания известна своим вниманием к качеству, скорости обслуживания и продуманной логистикой поставок. Команда из более чем 500 сотрудников ежедневно работает с десятками договоров: аренда, закупки, партнёрские соглашения.

https://miyagi.com.ru

С какой проблемой обратились?

  1. Длительное согласование документов
    Каждый договор требовал согласования между несколькими отделами: юридическим, финансовым и операционным. Это занимало до 5 часов на каждый документ. Подобные задержки тормозили процессы, особенно в пиковые сезоны.
  2. Потери из-за непродлённых договоров
    По статистике, до 18% договоров в компаниях без системы контроля сроков не продлеваются вовремя. В «Мияги Family» это приводило к риску штрафов и перебоям в поставках.
  3. Отсутствие прозрачности
    Документы хранились в Excel, на email и на локальных дисках. Не было централизованной системы управления договорами, сотрудники тратили десятки минут на поиск нужной версии.
  4. Ручная работа и перегрузка команды
    Сотрудники тратили до 15 часов в месяц на механическую работу: ввод данных, напоминания, переписку.

Решение — автоматизация согласования договоров в Битрикс24

  1. Автоматические маршруты согласования
    Каждый договор теперь проходит по заранее заданному маршруту: юрист → финансист → директор. Все этапы контролируются системой электронного согласования договоров, без ручных отправок и отслеживания.
  2. Напоминания о сроках истечения договоров
    Система автоматически уведомляет ответственных за 30, 14 и 3 дня до окончания срока действия контракта. Это снизило количество непродлённых документов до 2%.
  3. Ролевой доступ и фильтрация
    Каждый сотрудник видит только свои документы. Такая настройка прав доступа повысила безопасность и дисциплину в управлении контрактами.
  4. Диаграмма Ганта для контроля жизненного цикла договора
    Мы реализовали нестандартную визуализацию маршрута документов с помощью диаграммы Ганта. Это помогло руководству отслеживать жизненный цикл договоров по срокам и этапам.
  5. Интеграция с ЭП и централизованный архив договоров
    Финальное подписание реализовано через встроенную электронную подпись. Все договоры автоматически сохраняются в электронной базе и доступны для поиска и анализа.
Диаграмма Ганта в Битрикс24 для контроля сроков договоров
На скриншоте: диаграмма Ганта с отображением всех актуальных договоров и их сроков в Битрикс24.
Карточка сделки с договором в Битрикс24 — статус, срок и история действий
На скриншоте: Канбан-доска для отслеживания статуса и срока документов. Вся информация по договору в одном месте — карточка сделки Битрикс24

Результаты

Снижение времени на обработку договора:
С 5 до 1,5 часов — сокращение на 70%.

Прямая экономия:
При средней зарплате 80 000₽ и 200 договорах в год — экономия составила более 350 000₽ в год.

Снижение рисков:
Количество непродлённых договоров снизилось до 2%. Исключены срывы поставок и конфликтные ситуации с контрагентами.

Прозрачность договорного документооборота:
Руководство получило доступ к актуальному статусу каждого договора через интерфейс Битрикс24. Ушёл в прошлое ручной контроль сроков в Excel.

Фокус на развитии бизнеса:
15+ часов в месяц высвобождено у ключевых сотрудников. Команда смогла сосредоточиться на операционных улучшениях и взаимодействии с поставщиками.

Отзыв клиента

Раньше управление договорами отнимало у нашей команды огромное количество времени и сил. Благодаря решению на базе Битрикс24 процессы стали прозрачными и предсказуемыми: теперь мы точно знаем сроки, автоматически получаем напоминания и тратим в 3 раза меньше времени на согласования. Это не просто экономия ресурсов — это уверенность в том, что ни одна важная деталь не ускользнёт от внимания.

— Анастасия Сульдина, специалист СВК компании «Мияги Family»

Почему это решение нужно и вашему бизнесу?

Если в вашей компании более 50 договоров в год, и вы до сих пор согласовываете их вручную — вы теряете деньги, время и нервы. Решение на базе Битрикс24:

  • Не требует сложной настройки или программирования
  • Быстро адаптируется под любые типы договоров: аренда, поставки, аутсорс
  • Подходит для компаний от 30 до 300 сотрудников

Вы сможете:

  • Вести централизованный договорной учёт
  • Получать напоминания о продлении
  • Автоматизировать маршруты согласования
  • Исключить человеческий фактор в документообороте
  • Освободить команду от рутины и сфокусироваться на развитии

Получите бесплатную консультацию

Автоматизация договорной работы — это один из самых эффективных шагов в цифровой трансформации бизнеса. Оставьте заявку на сайте и узнайте, как мы можем решить ваши задачи с помощью Битрикс24.

Продолжая использовать наш сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie ( в т.ч. с использованием систем сбора статистики, например Яндекс.Метрика) и иных данных вашего устройства ( в т.ч. об ip-адресе, местоположении, типе устройства, времени посещения страниц, источника перехода на наш сайт и сведений о действиях на нем). Данная информация важна для функционирования сайта, рекламы и статистических исследований. Если вы не хотите использовать файлы cookie, измените настройки браузера. Политика конфиденциальности