О чём данный кейс?

Компания «Вентиль» столкнулась с типичной для многих торговых организаций проблемой: заявки от клиентов обрабатывались несистемно, взаимодействие между отделами продаж и закупок было ручным, разрозненным и хаотичным. Это приводило к потерям информации, задержкам и ошибкам в заказах.

Мы внедрили централизованную систему в Битрикс24, которая объединила все процессы — от приёма заявки до оформления заказа поставщику. Теперь весь цикл заявки фиксируется, отслеживается и контролируется в одном окне CRM.

Кейс описан с целью помочь вам увидеть возможности для своего предприятия и стать более эффективными в работе с заявками.

По просьбе собственников бренда оригинальное название компании заменено на условное. Все данные, включая цифры, этапы сотрудничества и результаты, соответствуют действительности. Мы сохранили суть кейса без изменений, так как он может быть полезен специалистам отрасли.

О компании

«Вентиль» — торговая компания, поставляющая оборудование для газификации, водоснабжения, водоотведения объектов. Компания работает с частными и корпоративными заказчиками в Республике Крым и г. Севастополь. В штате более 40 сотрудников. В день обрабатывается до 30 клиентских заявок.

С какой проблемой обратились?

Отсутствие системы в работе с заявками

1. Несистемный приём заявок
   • Заявки от клиентов поступали через письма, звонки, мессенджеры. Каждый менеджер по продажам фиксировал их по-своему: от Excel до бумажных записей. Это создавало риски потерь информации и дублирования.
2. Сложности с распределением задач между закупщиками
   • После приёма заявок менеджеры вручную делили их по товарным группам и как-то передавали в отдел закупок — через чат, почту или устно. Ошибки, дубли и задержки были неизбежны.
3. Отсутствие прозрачности
   • Менеджер по продажам не видел, что происходит с его заявкой. Руководство тоже не имело инструмента контроля над потоком задач и ответственными.
4. Ошибки и просрочки
   • До 30% заявок содержали ошибки: неполные данные, перепутанные позиции, забытые задачи. Ответственные не всегда получали уведомления, что приводило к просрочкам.
5. Перегрузка команды
   • Сотрудники держали в голове слишком много. Из-за ручной рутины и постоянных уточнений по заявкам происходило выгорание.

«Мы тратили очень много времени на уточнение, кто и на каком этапе обрабатывает заявку. Постоянно возникали ситуации, когда запросы дублировались или просто даже терялись» 
— отмечает исполнительный директор «Вентиль».

Решение: что внедрили в Битрикс24

Автоматизация обработки заявок Битрикс24

1. Единый процесс обработки заявок
   • Все заявки — телефонные, письменные или с сайта — фиксируются в Битрикс24 как сделки
   • Менеджер заполняет стандартизированную форму заявки
   • Система автоматически назначает ответственного закупщика в зависимости от группы товаров
   • Менеджер всегда знает  статус своей Заявки
   • Все обсуждения ведутся непосредственно в карточке заявки
2. Контроль сроков выполнения
   • Для каждого этапа обработки установлены временные нормативы
   • Система автоматически оценивает  соблюдение нормативных сроков
   • Руководство получает уведомления о просрочках
3. Прозрачность и аналитика
   • Встроенные отчеты показывают эффективность работы каждого сотрудника [Скриншот: BI-аналитика KPI сотрудников]
   • Руководство видит «узкие места» в процессах
   • Данные для принятия управленческих решений доступны в реальном времени

На скриншоте: информирование сотрудника отдела продаж о статусе Заявки

Результаты

• Увеличение скорости обработки: заявки обрабатываются в 3 раза быстрее
• Экономия времени: 450+ часов в год — за счёт отказа от ручной передачи информации
• Снижение ошибок: с 30% до 2% благодаря шаблонам и автоматизации маршрутов
• Согласованность: продажники, закупщики и руководство работают в одном окне
• Контроль и отчётность: руководство получило BI-аналитику по сотрудникам, заявкам и срокам

Отзыв клиента

После внедрения Битрикс24, все процессы прозрачны: менеджеры видят статусы, закупщики не теряют запросы, а руководство — знает причины задержек и контролирует сроки.

— Исполнительный директор «Вентиль»

Почему это решение нужно и вашему бизнесу?

Если заявки в вашей компании проходят через отделы вручную, а вы не можете отследить, где и почему они задерживаются — у вас те же проблемы, что и у «Вентиль» до внедрения Битрикс24.

Такая автоматизация особенно эффективна, если:

• у вас много товарных позиций;
• заявки проходят через нескольких сотрудников;
• вы теряете заявки или не понимаете, где затор;
• хотите прозрачность и контроль без лишней бюрократии.

Получите бесплатную консультацию

Хотите также?

Мы адаптируем это решение по работе с заявками под ваши процессы. Вы получите заметный результат сразу же после внедрения.