О чём данный кейс?
Компания «Вентиль» столкнулась с типичной для многих торговых организаций проблемой: заявки от клиентов обрабатывались несистемно, взаимодействие между отделами продаж и закупок было ручным, разрозненным и хаотичным. Это приводило к потерям информации, задержкам и ошибкам в заказах.
Мы внедрили централизованную систему в Битрикс24, которая объединила все процессы — от приёма заявки до оформления заказа поставщику. Теперь весь цикл заявки фиксируется, отслеживается и контролируется в одном окне CRM.
Кейс описан с целью помочь вам увидеть возможности для своего предприятия и стать более эффективными в работе с заявками.
По просьбе собственников бренда оригинальное название компании заменено на условное. Все данные, включая цифры, этапы сотрудничества и результаты, соответствуют действительности. Мы сохранили суть кейса без изменений, так как он может быть полезен специалистам отрасли.
О компании

«Вентиль» — торговая компания, поставляющая оборудование для газификации, водоснабжения, водоотведения объектов. Компания работает с частными и корпоративными заказчиками в Республике Крым и г. Севастополь. В штате более 40 сотрудников. В день обрабатывается до 30 клиентских заявок.
С какой проблемой обратились?
Отсутствие системы в работе с заявками
- Несистемный приём заявок
- Заявки от клиентов поступали через письма, звонки, мессенджеры. Каждый менеджер по продажам фиксировал их по-своему: от Excel до бумажных записей. Это создавало риски потерь информации и дублирования.
- Сложности с распределением задач между закупщиками
- После приёма заявок менеджеры вручную делили их по товарным группам и как-то передавали в отдел закупок — через чат, почту или устно. Ошибки, дубли и задержки были неизбежны.
- Отсутствие прозрачности
- Менеджер по продажам не видел, что происходит с его заявкой. Руководство тоже не имело инструмента контроля над потоком задач и ответственными.
- Ошибки и просрочки
- До 30% заявок содержали ошибки: неполные данные, перепутанные позиции, забытые задачи. Ответственные не всегда получали уведомления, что приводило к просрочкам.
- Перегрузка команды
- Сотрудники держали в голове слишком много. Из-за ручной рутины и постоянных уточнений по заявкам происходило выгорание.
«Мы тратили очень много времени на уточнение, кто и на каком этапе обрабатывает заявку. Постоянно возникали ситуации, когда запросы дублировались или просто даже терялись»
— отмечает исполнительный директор «Вентиль».
Решение: что внедрили в Битрикс24
Автоматизация обработки заявок Битрикс24
- Единый процесс обработки заявок
- Все заявки — телефонные, письменные или с сайта — фиксируются в Битрикс24 как сделки
- Менеджер заполняет стандартизированную форму заявки
- Система автоматически назначает ответственного закупщика в зависимости от группы товаров
- Менеджер всегда знает статус своей Заявки
- Все обсуждения ведутся непосредственно в карточке заявки
- Контроль сроков выполнения
- Для каждого этапа обработки установлены временные нормативы
- Система автоматически оценивает соблюдение нормативных сроков
- Руководство получает уведомления о просрочках
- Прозрачность и аналитика
- Встроенные отчеты показывают эффективность работы каждого сотрудника [Скриншот: BI-аналитика KPI сотрудников]
- Руководство видит «узкие места» в процессах
- Данные для принятия управленческих решений доступны в реальном времени
На скриншоте: информирование сотрудника отдела продаж о статусе Заявки

На скриншоте: по завершению сделки, в таймлайн сотруднику автоматически выводятся оценки соблюдения нормативов

На скриншоте: BI-аналитика KPI сотрудников

Результаты
- Увеличение скорости обработки: заявки обрабатываются в 3 раза быстрее
- Экономия времени: 450+ часов в год — за счёт отказа от ручной передачи информации
- Снижение ошибок: с 30% до 2% благодаря шаблонам и автоматизации маршрутов
- Согласованность: продажники, закупщики и руководство работают в одном окне
- Контроль и отчётность: руководство получило BI-аналитику по сотрудникам, заявкам и срокам
Отзыв клиента
После внедрения Битрикс24, все процессы прозрачны: менеджеры видят статусы, закупщики не теряют запросы, а руководство — знает причины задержек и контролирует сроки.
— Исполнительный директор «Вентиль»
Почему это решение нужно и вашему бизнесу?
Если заявки в вашей компании проходят через отделы вручную, а вы не можете отследить, где и почему они задерживаются — у вас те же проблемы, что и у «Вентиль» до внедрения Битрикс24.
Такая автоматизация особенно эффективна, если:
- у вас много товарных позиций;
- заявки проходят через нескольких сотрудников;
- вы теряете заявки или не понимаете, где затор;
- хотите прозрачность и контроль без лишней бюрократии.
Получите бесплатную консультацию
Хотите также?
Мы адаптируем это решение по работе с заявками под ваши процессы. Вы получите заметный результат сразу же после внедрения.