ООО «Ту Би Софт»

Как в «Вентиль» ускорили работу с заявками в 3 раза и навели порядок между отделами с помощью Битрикс24
Внедрение CRM

Кейсы

Как в «Вентиль» ускорили работу с заявками в 3 раза и навели порядок между отделами с помощью Битрикс24

Офис Забота Тревел
Битрикс24
16 сентября 2025
Как «Забота Тревел» перешла на Битрикс24 без потерь клиентов и данных
Доставка стройматериалов
Битрикс24
22 мая 2025
ГРАНДСИТИ ускорили доставку, связали продажи и логистов в Битрикс24 и увеличили выручку на 40% всего за 3 месяца.
Автоматизация обработки заявок в Газовые технологии
Битрикс24
28 апреля 2025
Внедрение системы обработки заказов в Битрикс24 позволило сократить срок обработки заявок в 3 раза, снизить количество ошибок, разгрузить менеджеров, повысить прозрачность и управляемость процесса
Интерьер ресторана Мияги
Битрикс24
15 апреля 2025
Результат - снижение времени на обработку договора на 70%, прямая экономия >350 000 рублей в год, снижение рисков срыва поставок, прозрачность документооборота, фокус на развитие бизнеса!
Кейс внедрения Битрикс24 на Petek
Битрикс24
07 апреля 2025
Результат - автоматизация рутины, прозрачность процессов, оптимизация производства, улучшение контроля качества
Автоматизация обработки заявок в Газовые технологии
28 апреля 2025

О чём данный кейс?

Компания «Вентиль» столкнулась с типичной для многих торговых организаций проблемой: заявки от клиентов обрабатывались несистемно, взаимодействие между отделами продаж и закупок было ручным, разрозненным и хаотичным. Это приводило к потерям информации, задержкам и ошибкам в заказах.

Мы внедрили централизованную систему в Битрикс24, которая объединила все процессы — от приёма заявки до оформления заказа поставщику. Теперь весь цикл заявки фиксируется, отслеживается и контролируется в одном окне CRM.

Кейс описан с целью помочь вам увидеть возможности для своего предприятия и стать более эффективными в работе с заявками.

По просьбе собственников бренда оригинальное название компании заменено на условное. Все данные, включая цифры, этапы сотрудничества и результаты, соответствуют действительности. Мы сохранили суть кейса без изменений, так как он может быть полезен специалистам отрасли.

О компании

автоматизация заявок в Битрикс24

«Вентиль» — торговая компания, поставляющая оборудование для газификации, водоснабжения, водоотведения объектов. Компания работает с частными и корпоративными заказчиками в Республике Крым и г. Севастополь. В штате более 40 сотрудников. В день обрабатывается до 30 клиентских заявок.

С какой проблемой обратились?

Отсутствие системы в работе с заявками

  1. Несистемный приём заявок
    • Заявки от клиентов поступали через письма, звонки, мессенджеры. Каждый менеджер по продажам фиксировал их по-своему: от Excel до бумажных записей. Это создавало риски потерь информации и дублирования.
  2. Сложности с распределением задач между закупщиками
    • После приёма заявок менеджеры вручную делили их по товарным группам и как-то передавали в отдел закупок — через чат, почту или устно. Ошибки, дубли и задержки были неизбежны.
  3. Отсутствие прозрачности
    • Менеджер по продажам не видел, что происходит с его заявкой. Руководство тоже не имело инструмента контроля над потоком задач и ответственными.
  4. Ошибки и просрочки
    • До 30% заявок содержали ошибки: неполные данные, перепутанные позиции, забытые задачи. Ответственные не всегда получали уведомления, что приводило к просрочкам.
  5. Перегрузка команды
    • Сотрудники держали в голове слишком много. Из-за ручной рутины и постоянных уточнений по заявкам происходило выгорание.

«Мы тратили очень много времени на уточнение, кто и на каком этапе обрабатывает заявку. Постоянно возникали ситуации, когда запросы дублировались или просто даже терялись» 
отмечает исполнительный директор «Вентиль».

Решение: что внедрили в Битрикс24

Автоматизация обработки заявок Битрикс24

  1. Единый процесс обработки заявок
    • Все заявки — телефонные, письменные или с сайта — фиксируются в Битрикс24 как сделки
    • Менеджер заполняет стандартизированную форму заявки
    • Система автоматически назначает ответственного закупщика в зависимости от группы товаров
    • Менеджер всегда знает  статус своей Заявки
    • Все обсуждения ведутся непосредственно в карточке заявки
  2. Контроль сроков выполнения
    • Для каждого этапа обработки установлены временные нормативы
    • Система автоматически оценивает  соблюдение нормативных сроков
    • Руководство получает уведомления о просрочках
  3. Прозрачность и аналитика
    • Встроенные отчеты показывают эффективность работы каждого сотрудника [Скриншот: BI-аналитика KPI сотрудников]
    • Руководство видит «узкие места» в процессах
    • Данные для принятия управленческих решений доступны в реальном времени
На скриншоте: информирование сотрудника отдела продаж о статусе Заявки
Информирование менеджера о статусе Заявки
На скриншоте: по завершению сделки, в таймлайн сотруднику автоматически выводятся оценки соблюдения нормативов
Скриншот окна Заявки на завод. Для каждой стадии заданы нормативы обработки, которые по завершению сделки автоматически подсчитываются и выводятся в таймлайн сотруднику
На скриншоте: BI-аналитика KPI сотрудников
BI-аналитика: Отчет для руководителя. KPI сотрудников

Результаты

  • Увеличение скорости обработки: заявки обрабатываются в 3 раза быстрее
  • Экономия времени: 450+ часов в год — за счёт отказа от ручной передачи информации
  • Снижение ошибок: с 30% до 2% благодаря шаблонам и автоматизации маршрутов
  • Согласованность: продажники, закупщики и руководство работают в одном окне
  • Контроль и отчётность: руководство получило BI-аналитику по сотрудникам, заявкам и срокам

Отзыв клиента

После внедрения Битрикс24, все процессы прозрачны: менеджеры видят статусы, закупщики не теряют запросы, а руководство — знает причины задержек и контролирует сроки.

— Исполнительный директор «Вентиль»

Почему это решение нужно и вашему бизнесу?

Если заявки в вашей компании проходят через отделы вручную, а вы не можете отследить, где и почему они задерживаются — у вас те же проблемы, что и у «Вентиль» до внедрения Битрикс24.

Такая автоматизация особенно эффективна, если:

  • у вас много товарных позиций;
  • заявки проходят через нескольких сотрудников;
  • вы теряете заявки или не понимаете, где затор;
  • хотите прозрачность и контроль без лишней бюрократии.

Получите бесплатную консультацию

Хотите также?

Мы адаптируем это решение по работе с заявками под ваши процессы. Вы получите заметный результат сразу же после внедрения.

Продолжая использовать наш сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie ( в т.ч. с использованием систем сбора статистики, например Яндекс.Метрика) и иных данных вашего устройства ( в т.ч. об ip-адресе, местоположении, типе устройства, времени посещения страниц, источника перехода на наш сайт и сведений о действиях на нем). Данная информация важна для функционирования сайта, рекламы и статистических исследований. Если вы не хотите использовать файлы cookie, измените настройки браузера. Политика конфиденциальности