ООО «АйЭсТи» — IT-компания, специализирующаяся на решениях в области информационной безопасности.

zaschita-it.ru

Компания работает с проектами, где важны точное планирование ресурсов, соблюдение сроков и стабильная работа команд.

Поэтому для неё особенно важно заранее понимать загрузку специалистов и минимизировать риски, связанные с отсутствием ключевых сотрудников.

С какой проблемой обратились?

До внедрения автоматизации управление отпусками в компании имело ряд сложностей.

Сбор пожеланий сотрудников происходил через разные каналы

Заявки на отпуск поступали:

• по электронной почте
• в мессенджерах
• устно

HR-специалистам приходилось вручную собирать эту информацию и сводить её в единый график.

Процесс согласования был трудоёмким

Сотрудники HR-отдела вручную:

• проверяли пересечения отпусков
• согласовывали даты с руководителями
• обновляли общий график

Это занимало значительное количество времени.

Согласования происходили слишком поздно

Во многих случаях согласование происходило незадолго до начала отпуска, что усложняло планирование ресурсов и загрузки команды.

График отпусков быстро терял актуальность

Планы сотрудников могли меняться, а обновление данных требовало ручного вмешательства.

В результате фактические даты отпусков не всегда совпадали с первоначальным планом.

Возникали риски для проектной работы

Для IT-компании важно заранее знать, какие специалисты будут доступны для проектов.

Без удобного инструмента планирования возрастали риски наложения отпусков ключевых сотрудников.

Решение: автоматизированный график отсутствий в Битрикс24

Для компании был разработан и внедрён бизнес-процесс в Битрикс24, который переводит управление отпусками в проактивный формат.

Единый старт процесса

В начале года HR-специалист загружает в систему один Excel-файл с предварительными планами отпусков сотрудников.

Это позволяет быстро сформировать первоначальный график отсутствий.

Универсальность процесса

Если сотрудник не был включён в исходный файл, HR может вручную запустить процесс планирования отпуска для любого сотрудника.

Автоматические задачи и напоминания

Битрикс24 создаёт отложенные задачи для каждого сотрудника на запланированный период отпуска.

За несколько недель до предполагаемой даты система автоматически отправляет сотруднику задачу с вопросом:

«У вас был запланирован отпуск с [дата] по [дата]. Ваши планы актуальны?»

Сотрудник может выбрать один из вариантов:

• Подтвердить отпуск. Если даты актуальны, отпуск автоматически фиксируется в графике отсутствий.
• Изменить даты. Если планы изменились, сотрудник указывает новые даты прямо в задаче.

  После этого запускается автоматическая цепочка согласования:

  1 Руководитель сотрудника

  2 HR-отдел

  После утверждения новые даты автоматически обновляются в общем графике.

Прозрачность и контроль

Весь процесс согласования отображается в задачах Битрикс24, что делает его понятным для всех участников.

Актуальные даты отпусков мгновенно отображаются в общем графике отсутствий компании.

Результаты внедрения

После внедрения решения компания получила ряд заметных улучшений.

1. Упорядоченный и прозрачный процесс
   • Процесс планирования отпусков стал полностью цифровым и структурированным.
   • Исчезли неточности и ошибки, связанные с ручной обработкой данных.
2. Снижение нагрузки на HR-отдел
   • Автоматизация напоминаний и согласований значительно сократила количество ручных операций.
   • HR-специалисты смогли сосредоточиться на более стратегических задачах.
3. Актуальный график отпусков
   • Благодаря автоматическим напоминаниям сотрудники своевременно подтверждают или корректируют даты отпусков.
   • График отсутствий всегда отражает актуальную ситуацию.
4. Улучшение планирования ресурсов
   • Руководители получили инструмент для более точного планирования загрузки команд и предотвращения наложения отпусков ключевых сотрудников.
5. Удобство для сотрудников
   • Процесс согласования отпусков стал понятным и простым.
   • Сотрудникам больше не нужно писать письма или уточнять статус заявки — вся информация доступна прямо в Битрикс24.

Почему это решение полезно другим компаниям?

Подобная автоматизация особенно полезна для компаний:

• с численностью от 30 сотрудников
• с проектной загрузкой специалистов
• где важно заранее планировать ресурсы команды
• где HR-отдел тратит много времени на ручное согласование отпусков

Битрикс24 позволяет превратить планирование отпусков из хаотичного процесса в удобную и управляемую систему.

Хотите автоматизировать HR-процессы в вашей компании?

Мы поможем:

• настроить график отпусков
• автоматизировать согласования
• внедрить удобные HR-процессы в Битрикс24

Оставьте заявку — покажем, как это может работать в вашей компании.